In der Regel ist der Archivierungsprozess innerhalb der kantonalen Verwaltung Routine, die Beziehungen zum Archiv sind unkompliziert. Papierunterlagen verbleiben bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist in den Dienststellen. Das Staatsarchiv berät bei der Auswahl geeigneter Räume für die Archivablage.
Die Ablieferungen ans Staatsarchiv sollten in einem Rhythmus von fünf bis zehn Jahren erfolgen. Idealerweise sind die Aktenangebote durch eine längerfristige Abmachung zwischen Dienststelle und Staatsarchiv geregelt. Durch spezielle Ereignisse (z. B. Pensionierung, Dislokation, akuter Platzmangel) begründete Ablieferungen sollten die Ausnahme bilden.
Die abzuliefernden Papierunterlagen werden von der Dienststelle mit einem pauschalen Verzeichnis versehen. Unter Umständen werden sie von der Dienststelle selber unter Anleitung des Staatsarchivs verzeichnet und verpackt.
Meist wird der Aktentransport durch das Archiv selber ausgeführt.
Merkblätter