Nicht alles muss auf ewige Zeiten aufbewahrt werden. Auf jeden Fall aufzubewahren sind aber Unterlagen,
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wenn der Gesetzgeber eine befristete oder unbefristete Aufbewahrung verlangt,
- wenn betriebswirtschaftliche oder wirtschaftliche Gründe eine langfristige Aufbewahrung erfordern (z.B. im Falle von Haftungsfragen).
Unterlagen sind grundsätzlich archivwürdig und dem Staatsarchiv anzubieten, wenn sie
- Politik, Herkunft, Ziel und Vorgehen der Organisation festhalten:z. B. Protokolle wichtiger Organe, Aufbau- und Ablauforganisation, Policy making, Arbeitsmethoden,
- die eigene Gesetz- und Normgebung der Organisation dokumentieren (Ergebnis und Entstehung),
- die wesentlichen Rechte und Pflichten der Organisation aufzeigen, insbesondere die mit einem dauernden Charakter:
z.B. gesetzliche Grundlagen, Weisungen und Richtlinien, Pflichtenhefte
- Daten, Informationen und Wissen im Zusammenhang mit den internen Arbeits- und Entscheidungsprozessen finanzieller, administrativer, personeller und organisatorischer Art oder die (routinemässigen) Aufgaben nach aussen verdichtet wiedergeben:
z. B. Jahresrechnungen, Geschäftsberichte, Projektevaluationen, in- und externe Analysen
- den schriftlichen Niederschlag substantieller Aufgaben (Arbeits- und Entscheidungsprozesse) und Entwicklungen vollständig bzw. selektiv beinhalten:
z.B. Falldossier, Projektdossier
- beispielhafte, richtungweisende, spezielle Entscheide oder aufsehenerregende Vorfälle enthalten,
- Endprodukte (Publikationen, Filme, Videos) der Organisation und typische Dokumentation der Organisationskultur (Vorträge, Ansprachen, Reden) betreffen oder
- gesellschaftliches oder wissenschaftliches (insbesondere historisches) Gewicht haben.
- Auswahlverfahren (Sampling) gewährleisten zudem, dass nicht nur der Ausnahmefall, sondern auch der Normalfall ausreichend dokumentiert wird.
In der Regel nicht archivwürdig und deshalb nicht abzuliefern sind folgende Kategorien von Unterlagen (Negativliste):
- Gesetzessammlungen
- Sammlungen von Amtsdruckschriften des Bundes und des Kantons nach Ablauf ihrer Gültigkeit
- Sammlungen von Kreisschreiben kantonaler und eidgenössischer Amtsstellen
- unverbindliche Offerten, Lieferscheine, Informations- und Werbeschreiben
- Einladungen zu Sitzungen, Konferenzen etc.
- Gratulations- und Kondolenzschreiben
- Versicherungspolicen nach Ablauf der Gültigkeit
- Rechnungsbelege nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
- Stimm- und Wahlzettel nach Ablauf der Rekursfrist
- Zeitungen und Zeitungsartikel, sofern sie ein Geschäft nicht wesentlich dokumentieren
- Arbeitsdokumente, die weder intern noch extern weiter gegeben werden
Die Liste ist nicht abschliessend. Es können – je nach Dienststelle spezifische – weitere Unterlagen als Weglegesachen klassifiziert werden, die nicht registriert und nur bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren sind, in dem keine weitere Bearbeitung erfolgt ist.