Häufig gestellte Fragen zur Digitalen Langzeitarchivierung (dLZA)

Aus Gründen der Praktikabilität macht es Sinn, sich auf wenige, normierte und offen-gelegte Formate zu beschränken. Basierend auf verschiedenen Untersuchungen haben wir die GEVER Richtlinie Dateiformate für Langzeitarchivierung definiert. Darunter befindet sich auch das von der ISO normierte PDF/A.

PDF/A ist als archivtaugliches Format standardisiert in ISO-19005-1. Von diesem Standard gibt es zwei Konformitätsgrade PDF/A-1a (accessible) und PDF/A1b (basic). Der weniger strenge Standard PDF/A-1b garantiert die visuelle Reproduzierbarkeit der Inhalte. Das Staatsarchiv Luzern akzeptiert Dokumente, welche mindestens zum Standard PDF/A-1b konform sind, als PDF/A-konform.

Seit 2011 gibt es eine aktuellere Version PDF/A-2, nun in drei Ausprägungen PDF/A-2a, PDF/A-2b und PDF/A-2u. Basierend auf den anerkannten Katalog archivischer Dateiformate KaD empfehlen wir bei neu erstellten Dokumenten die Version PDF/A-2u.

Nicht akzeptieren können wir PDF/A-3 und PDF/A-4, da hier beliebige Dateitypen eingebettet werden können.

Die dauerhafte Nutzung digitaler Signaturen kann zum jetzigen Zeitpunkt nicht gewährleistet werden. Problematisch sind Verschlüsselungen, die Sicherung bzw. Erneuerung der beteiligten Zertifikate. Weder die langfristige Lesbarkeit noch die Rechtsgültigkeit können momentan garantiert werden.

Für Vertragsdokumente zeichnet sich eine Strategie der "vertrauenswürdigen Archive (trusted repositories)" ab, bei der technische Vorkehrungen und Verfahren die Gültigkeit des Vertrags garantieren. Vgl. dazu nestor-materialien 8: Kriterienkatalog vertrauenwürdige digitale Langzeitarchive.

Analog und digital schliessen sich nicht aus. Aus der Sicht des Archivs würden wir wohl ein Fotobuch mit einer guten Auswahl an aussagekräftigen, beschrifteten Fotos einer riesigen ungeordneten digitalen Fotosammlung vorziehen. Mehr dazu in unseren Tipps zum Fotoarchiv.

Im Moment gehen wir davon aus, dass geschäftsrelevante Informationen im normalen Geschäftsprozess entstehen und damit auch abgelegt werden. Enthält Ihre Website darüber hinausgehende, nur online verfügbare Seiten, besteht z.B. die Möglichkeit, die ganze Website oder einzelne Seiten als PDF "auszudrucken" oder als Muster einzelne Screenshots zu erstellen. Diese gelangen dann im normalen Geschäftsprozess ins Archiv.

Durch die Schweizerische Nationalbibliothek werden ausgewählte Websites archiviert.

Die Kosten für die Digitalisierung von Archivunterlagen bestehen nur zu einem kleinen Teil aus den effektiven Scankosten. Bedeutend umfangreicher sind die Kosten für die Vorbereitung der inhomogenen Unterlagen, deren Indexierung, Metadaten-Erfassung, Qualitätskontrolle etc. und dann die Aufwendungen für eine langfristige Sicherung der Daten.

Die traditionelle, physische Aufbewahrung dieser Unterlagen ist auf absehbare Zeit sicherer und preiswerter. Die einzelnen Unterlagen werden relativ selten benutzt, da ist es durchaus vertretbar, wenn sie nicht innert Millisekunden am Bildschirm benutzbar sind.

Heute und künftig digital erzeugte Unterlagen wird man aber in digitaler Form aufbewahren. Diese bietet sich auch an bei nachträglich digitalisierten audiovisuellen Inhalten (Bilder, Filme, Ton...) an, die für die Benutzung zahlreiche unterschiedliche Abspielgeräte voraussetzen.

Bei über 17 Regal-Kilometern an Papier-Unterlagen kommt das Scannen nur schon aus finanziellen Gründen nicht in Frage. Gehen wir von 170 Mio Scans aus, ergeben sich bei einem geschätzten Seitenpreis von 1.50 bis 5.- (Vollkosten) Anfangsinvestitionen von 250 Mio. bis 850 Mio. Franken. Dazu kommen wiederkehrende Kosten für die Speicherung dieser riesigen Datenmenge: Man kann hier nicht von den günstigsten Angeboten auf dem Markt ausgehen, da Datenschutz und hohe Datensicherheit gewährleistet werden müssen. Sicher kann über die lange Dauer mit stark sinkenden Speicherpreisen gerechnet werden. Die Kosten der Verwaltung werden erfahrungsgemäss aber nicht in diesem Masse schrumpfen, sondern zunehmen: Bei einer langfristigen Aufbewahrung von Daten müssen diese regelmässig kontrolliert werden, zudem wird davon ausgegangen, dass sie ca. alle 20 Jahre in neue Formate migriert werden müssen, um die Lesbarkeit zu erhalten.

Weitergehende Informationen: Archivbenutzung im digitalen Zeitalter

Unter Archivierung wird im Zusammenhang mit IT-gestützten Geschäftsprozessen häufig die Ablage und das Wiederbeschaffen von Informationen verstanden. Dabei geht es um einen Zeitraum von 2 bis 10 Jahren.

In Abgrenzung zum IT-geprägten "Archivierungs“- Begriff umfasst die Langzeitarchivierung alle Massnahmen, die auf den dauerhaften, also zeitlich nicht begrenzten Erhalt und die langfristige Nutzung von Unterlagen zielen. Dazu gehört die Sicherstellung der Verwendung von migrationsfähigen Dateiformaten und Datenträgern sowie eine Strategie zur Migration.

Unsere Software scopeArchiv dient in erster Linie der Verwaltung und dem Wiederfinden des Archivguts, man könnte dieses Archivinformationssystem (Archival Information System AIS) auch als Branchenlösung für Archive bezeichnen. Das elektronische Archivgut selber "liegt" nicht in dieser Software/Datenbank.

Der Begriff Archivsystem wird aber auch im IT-Bereich verwendet und bezeichnet dort ein Computer-System für die elektronische Archivierung. Dies umfasst verschiedene weitere Systemebenen:

Manche Programme verfügen über eine Archivierungs-Funktion. Dabei werden z.B. gewisse Daten aus dem produktiven Prozess entfernt, oder sie werden für weitere Änderungen gesperrt, oder aus Kostengründen Dateien in andere Speichersysteme verschoben (z.B. von schnellen, teuren Festplatten auf billigere, oder auf Magnetbänder, oder auf DVDs).

Archivierung im archivrechtlichen Sinne bedeutet die Übernahme, Erschliessung, dauerhafte Sicherung und Nutzung von Unterlagen bzw. Archivgut durch das zuständige Archiv. Digitale Daten sind Unterlagen im Sinne des Archivgesetzes und müssen daher ebenfalls dem Staatsarchiv in geeigneter Form angeboten werden.

Rechtliche und betriebliche Anforderungen (Compliance, in der Schweiz u.a. die Geschäftsbücherverordnung / Gebüv) erfordern es, E-Mails über eine längere Zeit aufzubewahren. Deshalb hat sich in den letzten Jahren ein grosses Angebot an Software- und Hardware-Lösungen zur E-Mail-Archivierung entwickelt.

Eine korrekte Aktenführung (Records Management) verlangt aber, dass E-Mails wie alle anderen Unterlagen elektronisch oder auf Papier zu einem Geschäftsdossier gehören. Geschäftsrelevante E-Mails (und ihre Anhänge) müssen in die Dossiers integriert werden und dürfen nicht unstrukturiert auf einem Mailserver abgelegt werden.

Solche Backups garantieren eine alltägliche Sicherheit bei Hardwareproblemen, dürfen aber nicht als Lösung für die Archivierung oder die Sicherstellung von Authentizität oder Integrität betrachtet werden.

Für die digitale Langzeitarchivierung sucht das Staatsarchiv Luzern in Zusammenarbeit mit schweizerischen Archiven ( KOST ) andere Lösungen, die ausreichende Sicherheit bieten und auch langristig finanzierbar sind.

DVDs und CDs sind ein handliches Datenträger-Medium. In kleinen Mengen sind sie einfach zu handhaben. Diese optischen Datenträger sind aber nicht ewig (und manchmal nur wenige Jahre) haltbar und lesbar. Wichtige Faktoren sind das Dateiformat resp. das Datenträger-Format, das nicht mehr interpretiert werden kann, oder dass die DVDs und CDs infolge Alterung oder Beschädigung schlicht nicht mehr lesbar sind. Das Ende ihrer Lesbarkeit sieht man der DVD und CD meistens nicht an. Mehrfachexemplare mit regelmässiger Kontrolle (z. B. MD5-Hashwert) zu pflegen ist weder machbar noch sinnvoll. Wenn keine serverbasierte Lösung zur Verfügung steht, ist es vielleicht einfacher, Texte auszudrucken und geordnet abzulegen. Alles andere braucht eine sachgerechte Infrastruktur und eine Beschränkung auf archivtaugliche Dateiformate.

Die Art der produzierten Unterlagen ist sehr vielfältig und die Problemstellung relativ jung. Standardisierte Schnittstellen für Teilbereiche existieren bereits bzw. sind im Entstehen.

Eine standardisierte Schnittstelle für die Ablieferung digitaler Daten aus Geschäftsverwaltungssystemen sowie aus Datei-Ablagen und Datenbanken (SIP) wurde vom Verein eCH als eCH-0160 "Archivische Ablieferungsschnittstelle (SIP)" publiziert. Das Staatsarchiv kann momentan die Version 1.0 unterstützen.

Ein beträchtlicher Teil der staatlichen Überlieferung ist in datenbankbasierten Fachanwendungen dokumentiert. Die Konvertierung ins SIARD-Format ist ein mögliches Vorgehen zur Archivierung von Daten aus Fachanwendungen: SIARD wurde als eCH-0165 SIARD (Software-Independent Archiving of Relational Databases) standardisiert.

Bei der Langzeitarchivierung elektronischer Unterlagen stellen sich im Wesentlichen vier Probleme, die bei Papierunterlagen nicht oder nicht im gleichen Mass auftreten (vgl. auch Minimalanforderungen an die digitale Archivierung ):

1.  Haltbarkeit der Datenträger: Die Informationsträger (Disketten, Compact Discs oder Magnetbänder) besitzen nur eine begrenzte Lebensdauer. Je nach Datenträger kann diese bei 3 bis 30 Jahren liegen. Die Lebensdauer der Datenträger ist aber nur einer der beiden wesentlichen Faktoren: Die gespeicherten Daten werden in der Regel nicht unlesbar, weil das Medium kurzlebig ist, sondern weil der Systemwechsel bei den Speichermedien und bei der Hardware sehr rasch voranschreitet. So ist heute mit einer Systemlebensdauer von 5 bis 7 Jahren zu rechnen. Wer elektronische Unterlagen sicher aufbewahren will, muss diese rechtzeitig auf neue Träger überspielen.
2. Haltbarkeit der Dateiformate: Elektronische Unterlagen sind in bestimmten Dateiformaten abgespeichert, die von Programmen interpretiert werden müssen. Handelt es sich um Formate, die an ein ganz bestimmtes Programm gebunden sind und deren Formatcode nicht offengelegt ist (so genannte proprietäre Formate), kann ihre Lebensdauer sehr kurz sein, so kurz wie jene des zugehörigen Programms. Aber selbst bei Standardformaten, deren Formatcode frei zugänglich ist, muss nach einer gewissen Zeitspanne mit Änderungen des Formatstandards gerechnet werden. Werden Daten nicht rechtzeitig in neue Dateiformate umgewandelt (migriert), sind sie mit neuen Softwareprodukten nicht mehr lesbar.
3. Struktur und Kontext der Daten: Wenn elektronische Unterlagen interpretierbar sein sollen, muss ihr sachlicher Zusammenhang mitüberliefert werden. Isolierte Daten oder Dateien werden diesen Anforderungen nicht gerecht. Kontextinformationen und Strukturmerkmale (Metadaten) müssen ebenfalls auf Dauer archiviert werden.
4. Authentizität und Integrität der Daten: Elektronische Unterlagen sind leicht zu manipulieren. Es müssen Massnahmen ergriffen werden, um eine wahrheitsgetreue und vollständige Überlieferung sicherzustellen. Künftige Nutzer müssen sich auch noch in 10 oder in 50 Jahren auf die Richtigkeit der Daten verlassen können.

Das Staatsarchiv Luzern arbeitet zur Erreichung dieses Ziels mit anderen schweizerischen Archiven zusammen im Rahmen der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST).

OAIS (Open Archival Information System) hat sich als Referenzmodell für die digitale Archivierung bei Bibliotheken und Archiven weltweit durchgesetzt. Es ist ein strikt logisches Modell und damit unabhängig von jeder Implementation. Es leistet einen grossen Beitrag zu einem gemeinsamen Verständnis bezüglich der digitalen Archivierung und einer gemeinsamen Sprache in diesem Bereich.

Das als ISO 14721 verabschiedete Referenzmodell beschreibt ein Archiv als Organisation, in dem Menschen und Systeme mit der Aufgabenstellung zusammenwirken, Informationen zu erhalten und einer definierten Nutzerschaft verfügbar zu machen. Das Modell beschreibt im Detail, wie die von einem Produzenten hergestellte elektronische Information in ein Archivsystem gelangen soll, welche Bearbeitungsschritte für die langfristige Archivierung vorgenommen werden müssen und wie auf die im Archiv gespeicherte Information zugegriffen werden kann.

Das Modell regelt im Wesentlichen, wie ein von einem Produzenten (Producer) hergestelltes Objekt (SIP = Submission Information Package) in das Archivierungssystem integriert wird (Ingest). Es wird nach dessen Integration in ein Archivierungsobjekt (AIP = Archival Information Package) umgewandelt und im Speichersystem (Archival Storage) abgelegt. Die Verwaltung des Objekts erfolgt im Verwaltungsmodul (Data Management). Das archivierte Objekt wird via Benutzungsmodul (Access) an den Benutzer unter Einhaltung sämtlicher rechtlicher Einschränkungen als Benutzungsobjekt (DIP = Dissemination Information Package) ausgeliefert. Die Langzeitarchivierung in Form von Migration und Emulation der Objekte wird im Konservierungsmodul geplant (Preservation Planning). Die Verwaltung des gesamten Archivierungssytems erfolgt im Administrations­modul (Administration). Die Arbeitsabläufe sind im Wesentlichen vergleichbar mit den klassischen Arbeitsabläufen einer Bibliothek mit gedruckten Beständen. Die Schwierigkeit beim Aufbauen und Erhalten einer elektronischen Sammlung liegt in den zu archivierenden Objekten. Sie bestehen aus mehreren direkt voneinander abhängigen Komponenten, die für deren Lesbarkeit vorhanden sein müssen (Hardware, Betriebssystem, Programm, Publikation).