GEVER steht für (elektronische) Geschäftsverwaltung. Basis dafür ist das Geschäftsdossier. Es enthält alle Unterlagen, die bei der Wahrnehmung einer Aufgabe anfallen - und gibt Auskunft darüber, wer wann was auf welcher Grundlage entschieden hat.
GEVER stellt Funktionen bereit für das Records Management (Aktenführung, inklusive Dokumentenmanagement), die Geschäftkontrolle (Erstellen, Zuteilen und Nachverfolgen von Pendenzen, Fristen und Terminen) sowie für den Workflow (Prozessführung durch Zuweisen und Bearbeiten von Aktivitäten).
Geschäftskontrolle
Im Rahmen der Geschäftskontrolle können Status, Pendenzen, Termine und Fristen sämtlicher über die GEVER abgewickelten Geschäfte festgestellt und angezeigt werden. Die Geschäftskontrolle kann auf allen Stufen sowohl für übergreifende wie amtsinterne Geschäfte realisiert werden. Die Mitarbeitenden organisieren und planen ihre Tätigkeit primär über den eigenen Arbeitsvorrat (Favoriten und gespeicherte Suchabfragen).
Prozessführung
Die Abwicklung der Geschäftstätigkeit in der GEVER erfolgt im Rahmen der Prozessführung und des Records Management (siehe unten). Die Prozessführung beinhaltet das Zuteilen, Ausführen und Nachverfolgen von Pendenzen und Aktivitäten. GEVER unterstützt eine situative Ablaufgestaltung. Anstelle eines vorgefertigten, unveränderbaren Ablaufs werden von den Mitarbeitern situationsbezogen die nächsten Bearbeitungsvorgänge (Aktivitäten) in der GEVER vorgegeben. In der Luzerner Verwaltung funktioniert dies über Dienststellen und Departemente hinweg (z.B. Vorstösse und Botschaften).
Records Management (Aktenführung)
Bei Geschäftsprozessen ist das Records Management Bestandteil der Prozessführung. Es unterstützt die systematische Aufzeichnung der Geschäftsvorgänge in Form von Unterlagen und sichert damit den zuverlässigen Nachweis und die Transparenz der Verwaltungstätigkeit. GEVER garantiert die für die Prozessbeherrschung erforderliche Informationsqualität. Die empfangenen, erstellten oder weitergeleiteten Unterlagen werden in ihrem jeweiligen Geschäftskontext gesichert. Die Unterlagen der Verwaltungseinheit werden geschäftsbezogen strukturiert, abgelegt, sicher und rechtskonform aufbewahrt und bewirtschaftet. Die Verwaltungseinheit besitzt die uneingeschränkte Kontrolle über alle im Rahmen der Geschäftstätigkeit erzeugten Unterlagen. GEVER unterstützt eine rechtskonforme Aktenführung nach dem internationalen Standard ISO 15489.
Unter Records Management versteht man somit die systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen. Synonym werden die Begriffe Schriftgutverwaltung oder Aktenführung verwendet.
(aus: Informatikrat Bund, A290 - Geschäftsverwaltung (GEVER) Version 1.3)