Private Archive im Staatsarchiv

Das Staatsarchiv hat den gesetzlichen Auftrag, nicht nur das staatliche Handeln nachvollziehbar zu dokumentieren, sondern auch für die Luzerner Geschichte wichtige Unterlagen aus privater Hand zu sichern, zu bewahren und für die Benutzung zur Verfügung zu stellen.

Das Staatsarchiv nimmt ausgewählte private Archive in seine Obhut, um zu verhindern, dass sie zersplittert oder aus Geringschätzung vernichtet werden.

Aus Kapazitätsgründen werden in der Regel nur die Archive von kantonsweit tätigen oder bekannten Verbänden, Firmen, Familien oder Personen übernommen. Das Staatsarchiv will aber auch bestimmte typische Gewerbe oder gesellschaftliche Entwicklungen dokumentieren.

In den meisten Fällen werden die privaten Archive dem Staatsarchiv als Schenkungen angeboten. Es ist aber auch möglich, Bestände dem Staatsarchiv als sogenannte Deposita zu überlassen, wobei das Eigentum bei den deponierenden Personen oder Institutionen verbleibt. In jedem Fall wird ein Vertrag abgeschlossen, der die Eigentumsverhältnisse genau regelt.

Privatarchive stehen der Benutzerschaft wie staatliche Bestände frei zur Verfügung, allerdings können vertraglich Einschränkungen wie höhere Schutzfristen oder eine Genehmigungspflicht für die Benutzung vereinbart werden.

Aufgabentrennung zwischen Aktenproduzenten und Staatsarchiv im digitalen Umfeld

Die digitale Aktenführung inkl. GEVER ist grundsätzlich Sache der privaten Aktenproduzenten, wofür sie intern Fachkompetenz aufbauen oder bei externen Dienstleistern einkaufen müssen.

Aktenproduzenten, die nur noch digital produzieren und mit dem Staatsarchiv einen Ablieferungsvertrag für eine digitale Ablieferung abgeschlossen haben, erhalten vom Staatsarchiv die Vorgaben für die Vorbereitung der Daten zur Ablieferung, die sie dann selbst mit Hilfe ihrer IT-Dienstleister umsetzen müssen. Vgl. dazu das Merkblatt Digitale Akten führen und an das Staatsarchiv abliefern.

Das Staatsarchiv überprüft bei einer Ablieferung die Datenstruktur auf Übereinstimmung mit den zuvor bekannt gegebenen Spezifikationen und führt die Datenübernahme in Zusammenarbeit mit den IT-Verantwortlichen des Aktenproduzenten technisch durch.

Merkblätter